La evolución de la sociedad actual provoca cambios importantes en la gestión del horario laboral:
 

- Nuevas estructuras familiares y una concepción moderna del uso del tiempo personal exigen la necesidad personal de poder conciliar la vida laboral y la personal.
 

- La competitividad global en un contexto de crisis requiere de elementos de flexibilidad para poder adaptarse a los cambios en la demanda y aumentar la competitividad.
 

Estas dos premisas provocan una tendencia hacia un modelo de horarios individualizados para cada persona que, a su vez, mutan día a día o semana a semana, complicando la labor de los gestores del horario de las empresas y organizaciones.

El nuevo paradigma de la gestión del horario laboral la convierte en un verdadero instrumento que da respuesta a los nuevos retos planteados, con dos impulsores claves en el proceso de cambio: por un lado, la aplicación de sistemas de optimización y, por otro, un uso intensivo de las tecnologías de la información y de la comunicación y de la web 2.0. Los dos impulsores permiten obtener notables ventajas cuantitativas (medibles económicamente) y cualitativas (relacionadas con el bienestar de las personas, también con un impacto económico, aunque difícil de cuantificar).

Las ventajas cuantitativas sobre la empresa u organización son las siguientes:
 

- disminución de costes con un óptimo dimensionamiento de la plantilla,
 

- reducción del número de horas extras,
 

- reducción del absentismo y de la rotación de personal,
 

- disminución importante del número de incidencias, facilidad para la consulta de información y registro de todos los eventos que afectan al proceso de gestión de los horarios.
 

- asistencia a la toma de decisiones ante una urgencia o cambio en la planificación o programación,
 

- y la disminución de la dedicación de los responsables de organizar el tiempo de trabajo del personal, que podrán invertirlo en tareas de mayor valor añadido y más relacionadas a su especialidad.
 

Sin embargo, el efecto más grande lo constituye sin duda la posibilidad de adaptar la capacidad de producción o de servicio a las necesidades de la demanda en cada período de tiempo asegurando un nivel de servicio con la máxima calidad. Existen diferentes tipos de soluciones como la anualización de la jornada, la utilización de bolsas o cuentas de horas, la selección del horario de un conjunto de posibles patrones o soluciones híbridas entre las mencionadas, además de poder planificar de forma asistida las vacaciones y los permisos.
 

La dignificación y mejora  de los procesos de gestión del horario provocan una disminución de la conflictividad y un aumento de la sensación de equidad. En definitiva, hay una evidencia de la mejora del clima laboral y, consecuentemente, de la satisfacción del personal, con el correspondiente beneficio que supone la posibilidad de retener el  personal  y la de atraer talento a nuestras  empresas u organizaciones, utilizando la gestión de los horarios laborales como un elemento diferenciador.
 

Los Horarios 2.0 suponen un nuevo paradigma en la gestión de los horarios del personal. Las empresas y organizaciones están en situación de adaptarse a los nuevos retos planteados por la sociedad y el mercado, o, por el contrario, pagar los costes cuantitativos y cualitativos de no hacerlo.

Jordi Ojeda Rodríguez
Doctor ingeniero industrial
Profesor del Departamento de Organización de Empresas de la Universidad Politécnica de Cataluña
Director de Rational Time