La ejecución inteligente de operaciones en un operador logístico

En unos momentos en los que las empresas buscan afanosamente la optimización de costes con el fin de ser más competitivos, los Operadores Logísticos (OL) han asumido una parte importante de la cadena de suministro al ofrecer a sus clientes unos costes muy optimizados, fruto de la eficiencia que alcanzan en la ejecución sus operaciones.

Como en todos los sectores, los sistemas informáticos han venido también en ayuda de los OL, muy especialmente en todo lo que hace referencia a la optimización de la ejecución de las operaciones, ya sean las que se realizan en el interior de los centros de almacenaje como en las operaciones de transporte y distribución.

Cada uno de los sistemas informáticos que el OL puede utilizar son como los miembros de un gran cuerpo vivo que no tienen sentido ni utilidad si no están integrados entre sí, ya que es esa integración la que constituye el cuerpo y genera un factor de sinergia de tal forma que

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Una arquitectura integrada

Las principales operaciones a realizar por parte del operador logístico podemos identificarlas según la siguiente relación:

- Recepción de comunicados de los clientes en los que comunican el envío de materiales, solicitan que se realicen ciertos trabajos o se solicita la preparación de unas salidas que deberán entregarse a unos determinados destinatarios.

- Gestión de la entrada de vehículos en el centro de trabajo, ya sea para entregar productos o para recogerlos.

- Recepción de estos productos y su almacenaje en las instalaciones del OL

- Realización de trabajos de valor añadido solicitados por los clientes.

- Preparación de los pedidos, con los consiguientes procesos de picking, consolidación y expedición con la impresión de la documentación necesaria.

- Determinación de las agencias de transporte a través de las cuales van a enviarse los pedidos a entregar, en caso de trabajarse con flotas no propias.

- En el supuesto de trabajar con flota propia, determinar las rutas óptimas para minimizar los costes del transporte, con un posterior seguimiento del transporte y las entregas.

Sistema de Gestión Almacén (WMSA)

El WMS (Warehouse Management System) es el elemento central ya que es bajo su supervisión donde se van a realizar la totalidad de las operaciones internas que el OL va a realizar en sus instalaciones.

Estas operaciones serán fundamentalmente las siguientes:

- Recepción de mercancía y tareas de entrada tales como paletización, etiquetaje, toma de muestras,…

- Almacenaje en infraestructuras convencionales (rack, piso, …) o automatizadas (almacén automático, miniload, shuttle, …)

- Realización de operaciones de valor añadido como pueden ser la creación de agrupaciones (kits) o el etiquetado especial.

- La preparación de los pedidos, que es el área funcional que más intensamente utiliza de los recursos humanos y que puede optimizarse con la utilización de:

o Sistemas asistidos por terminales de radiofrecuencia, que sería el sistema más básico.

o Sistemas de picking y clasificación a través de luces (Pick / Put to Light)

o Sistemas de preparación asistidos por voz (Pick by Voice).

o Sistemas automáticos de picking o de clasificación.

- Tras la preparación de los pedidos estos se agrupan a nivel de pedido, cliente, transporte o viaje quedando listos para su expedición.

Complementariamente a lo dicho, un WMS para un OL ha de tener ciertas características particulares que se relacionan seguidamente:

- Gestión de propietarios a lo largo de toda la estructura del sistema, desde los productos a los clientes finales.

- Recursos (zonas de almacenaje, máquinas u operarios) dedicados o compartidos.

- Interface con los distintos ERPs de los propietarios para recibir de ellos los datos maestros, los pedidos y confirmaciones de entrada y de salida y ajustes de stock, cambios de calidad, etc.

- Registro de datos operacionales por propietario

- Facturación de los servicios realizados a los propietarios, por ocupación, movimientos, operaciones de valor agregado realizado, etc. Esta función será realizada por el ERP del OL en base a los datos recibidos del WMS

- Documentación personalizada a nivel de propietario

- Disponibilidad de un acceso web para los propietarios a través del cual puedan realizar operaciones manuales y consultas en tiempo real.

Acceso web Clientes

El OL ofrece a los clientes un canal de comunicación a través del cual se da una visibilidad total del estado en el que se encuentran los procesos y los stocks del cliente.

A través de este acceso web, el cliente podrá registrar manualmente órdenes de entrada y pedidos, aportar documentación específica (certificados, documentación técnica, analíticas, etc.) y realizar consultas sobre stocks, operaciones, ajustes de stock, etc.

El canal WEB está disponible las 24 horas al día y permite una comunicación fluida y eficiente entre el OL y sus clientes, que redunda en una reducción de costes operativos

Sistemas de acceso camiones

Sistema a través del cual el OL podrá gestionar la agenda de llegada de camiones a descargar o cargar, con pre-asignación de los muelles a utilizar, a la vez que le permite gestionar la entrada de dichos vehículos a su predio, gestionando el tráfico interno, las áreas de parking y los muelles o zonas de carga / descarga.

Para estas funciones, el sistema puede disponer de:

- Sistemas RFID para identificación automática de vehículos y personas en los puntos de control.

- Básculas para el pesaje de los vehículos a la entrada y salida.

- Sistemas de lectura automática de matrículas, videos de seguridad, etc

- Sistemas de control de acceso como barreras, semáforos, etc.

- Sistemas de comunicación con los conductores a través de megafonía, paneles de texto, luces de tráfico, etc.

Gestión del transporte

La gestión del transporte se inicia en el momento en que el WMS dispone ya de los pedidos a servir y, previamente a la preparación de los pedidos, ha de decidir con qué medios va a enviar esos pedidos a sus destinatarios con el menor coste posible.

Sistema Gestión del Transporte (TMS)

recibidos del WMS el Sistema de Gestión del Transporte (TMS) y en base a las características del envío y de estrategias predefinidas, determinará si este se realiza a través de Agencias (transporte externo) o a través de los medios propios.

En el supuesto de decidirse por un transporte externo, el TMS determinará la Agencia óptima para ese transporte, informando seguidamente al WMS para poder agrupar los pedidos de una misma agencia, facilitando así el proceso de carga cuando vengan a recoger la mercancía.

A partir de ese momento, el TMS facilitará el seguimiento de los envíos realizados a través de las Agencias, recibiendo confirmación sobre la entrega y generando los datos necesarios para para la auto-facturación a las agencias por los transportes solicitados.

Planificación de rutas

Los sistemas avanzados de planificación de rutas aportan un alto nivel de automatización en el proceso de agrupación de pedidos para minimizar los costes obteniendo una óptima asignación de envíos a camiones que cumplan todas las restricciones de negocio, tales como ventanas horarias, por tipología del pedido, legales, etc., consiguiéndose una reducción de los vehículos necesarios y de los Km a recorrer.

La planificación se puede realizar a tres niveles

- Táctica (Temporada)

- Operacional (Dinámica) que permite su re-planificación en caso de variación en las premisas.

- Estratégica, evaluando nuevos escenarios.

Estas agrupaciones de pedidos en camiones, se pasarán al WMS para que agrupe los pedidos a preparar, en este caso por rutas.

Gestión Recogidas y Entregas (DMS)

El Sistema de Recogidas y Entregas será el sistema de soporte al transporte en sí mismo, gestionando las tareas de recogida y entrega que se hayan planificado para una determinada ruta, realizando además una tarea de seguimiento de la flota de vehículos.

A la llegada del vehículo al almacén, se le transmiten las entregas y recogidas que deberá realizar en la próxima ruta, ordenadas según el planificador de rutas.

Con esta información el conductor podrá verificar la corrección de las mercancías que carga y, a lo largo del trayecto, podrá ir verificando las entregas que realiza, aceptar devoluciones, gestionar la aceptación del cliente en base a la firma del destinatario en el propio terminal o realizar y comprobar las recogidas planificadas.

El sistema permite poner a disposición de los clientes información en tiempo real del estado y ubicación de los transportes, obtener indicadores de cumplimiento de horarios y calidad de las entregas y acelerar todos los procesos con sus clientes.

Toda esta la información relativa a las operaciones realizadas, ya sean de almacenaje, procesos especiales, preparación de pedidos o transporte, serán pasadas por el WMS al ERP del OL para que éste determine los importes a facturar al Cliente por los servicios realizados

Con este modelo, el OL podrá obtener la máxima visibilidad de sus procesos que le ha de permitir tomar las decisiones óptimas para mejorar su eficiencia en la ejecución de las operaciones, alcanzar un alto nivel de calidad de servicio hacia sus clientes, y disponer de una valiosa información fiable y en tiempo real, que le ha de permitir trabajar en un proceso de Mejora Continua (PDCA) para alcanzar sus objetivos de negocio.