Durante la mayor parte de este año, el trabajo híbrido se ha convertido en la norma. Y, la verdad, no ha sido una transición fácil.
Alternar entre distintos contextos, entornos y herramientas de trabajo puede ser todo un reto. La solución: hacer que la tecnología trabaje para ti de la mejor manera posible.
Así que, ahora que le decimos adiós a un 2022 complejo, te invitamos a probar estas ocho funciones de Google Workspace para gestionar mejor tu tiempo y tu productividad durante todo el año próximo.
1. Cambia el modo en que empleas tu tiempo
¿Tienes una agenda apretada? Utiliza la categorización por colores del Calendario de Google para entender mejor el uso que haces de tu tiempo. Asigna a cada evento una etiqueta de color y Time Insights te dará una idea del tiempo que dedicas, por ejemplo, a reuniones estratégicas o de personal. De este modo, podrás gestionar mejor el tiempo que dedicas a cada tipo de evento y estarás en mejor situación para cumplir tus objetivos.
2. Define tu horario de trabajo y tu ubicación
En los entornos híbridos, es muy fácil seguir trabajando a deshoras. Una forma de llevar un control es definir tu horario en el Calendario de Google. Cuando alguien intente programar una reunión fuera de tu horario de trabajo —digamos de 9 a 17 h—, recibirá una notificación.
También puedes definir tu ubicación de trabajo, porque "ir al trabajo" no significa siempre estar físicamente en la oficina. Si configuras cuándo vas a estar en la oficina, a tus compañeros de equipo les resultará más fácil programar reuniones presenciales contigo, por ejemplo.
3. Asigna franjas de tiempo para que otros programen reuniones contigo
Es posible bloquear ventanas de tiempo para que tus compañeros de trabajo programen reuniones contigo, mediante la función "Appointment slots" del Calendario. Funciona de forma similar a las configuración de una notificación de Fuera de la oficina: solo tienes que crear un nuevo evento y seleccionar la opción "Franja horaria para citas"; con ello indicas que, en esa franja, estás disponible para quien necesite reunirse contigo.
También puedes crear una versión web de tu calendario, que puedes compartir con otras personas, para que les resulte más sencillo organizar reuniones contigo. Otra posibilidad es utilizar la función de configuración de citas, que te permite compartir tu disponibilidad con personas externas a través de una página de reservas. De este modo, evitarás todos esos mensajes de ida y vuelta hasta dar con un momento en el que reunirse.
4. Consulta tus tareas con más claridad
Activa la función “Tareas” en el Calendario para tener siempre a la vista tu lista de tareas pendientes. Esta función te permite llevar un seguimiento de tus tareas atrasadas y personalizar la programación recurrente directamente desde el Calendario. Con esta función, te resultará más fácil seguir de cerca tus tareas cada día y completarlas, y tendrás la seguridad de que todas tus responsabilidades están al día.
5. Filtra el correo electrónico para centrarte en lo más importante
¿Te ocurre que abres el correo a primera hora de la mañana, te encuentras con 175 mensajes y empiezas a hiperventilar? Recupera el control estableciendo reglas en Gmail para redireccionar los mensajes según llegan a tu bandeja de entrada. Por ejemplo, ¿recibes muchos newsletters? Configura un filtro con la condición “Has the words:unsubscribe”. Esos mensajes dejarán de distraerte, pero podrás buscarlos cuando tengas un rato.
O bien configura un filtro que marque con una estrella los mensajes de tu superior inmediato, para atenderlos de forma prioritaria al principio de tu jornada.
6. Escribe tus correos electrónicos más deprisa
Si a lo largo del día escribes docenas de mensajes, cualquier cosa que te ayude a redactarlos más deprisa te será de gran ayuda. Ahora, Gmail te permite redactar mensajes más rápidamente con Smart Compose (o redacción inteligente en español) y Smart Reply, dos funciones que te sugieren texto para completar tus frases y te ahorran tiempo tecleando.
¿No llegas a leer todos tus mensajes? Entonces, utiliza las acciones para procesar mensajes sin abrirlos de Gmail. Te permiten, por ejemplo, eliminar mensajes de tu bandeja de entrada o posponerlos; en este último caso, el mensaje te vuelve más tarde como un correo no leído, en el momento que tú elijas.
7. Ponte al día de las reuniones
Para que verdaderamente tengas flexibilidad, necesitas una manera de ponerte al día de lo que se ha dicho en una reunión. Ahora, Google Meet te permite ver la grabación de una reunión si, por ejemplo, no has podido asistir porque estabas de viaje o en otro huso horario.
Otra herramienta a tu disposición son las transcripciones automáticas de las reuniones, que generan en un documento una transcripción completa de una reunión en Meet. ¡Ideales para enterarte de lo esencial sin ver el vídeo completo!
8. Colabora en línea de manera más eficaz
Cuando quieras crear un nuevo documento para iniciar un proyecto, solo tienes que escribir doc.new en tu navegador, o "@" en un documento para generar una lista de personas y contenidos recomendados, como reuniones o documentos y archivos relacionados.
Desde ahora, los usuarios también pueden crear documentos con un alto grado de personalización y organización. Tienen a su disposición una serie de plantillas de tablas, que les permiten insertar rápidamente bloques de construcción para elementos comunes del flujo de trabajo; por ejemplo, una hoja de control de los contenidos de un lanzamiento, activos de un proyecto, una hoja de revisión o la hoja de ruta del producto.
