Petra, historia de éxito

La historia de la app de gestión de la Organización de las Prevenciones de Riesgos Laborales, Petra, creada por la empresa especializada en el desarrollo de aplicaciones informáticas, AppFeel, es sin duda una historia de éxito y trabajo bien hecho.

Petra, cuyo nombre significa (PERmiso de TRAbajo) fue encargada a AppFeel por la multinacional Henkel durante el año 2015, para mejorar el sistema de gestión de permisos de trabajos con riesgo. En términos resumidos la tarea de AppFeel ha sido convertir en una app de fácil manejo, adaptable y con firma digital, todo el sistema de gestión de permisos de trabajo, que hasta el momento estaba implementado en papel.

Henkel es una importante empresa de origen alemán con implantación mundial que opera en los campos de la Lavandería y el Cuidado del Hogar, el Cuidado de la belleza, y las Tecnologías Adhesivas. En España suman más de 800 trabajadores además de todos los colaboradores externos. Por lo tanto, la tarea de AppFeel no era sencilla. La cuestión pues, era crear una app que sustituyera al antiguo sistema basado en check-lists en papel. En una hoja de papel o mediante un sistema físico de autocopiado se establecía cuáles eran los riesgos de la tarea a desempeñar y los trabajadores y sus responsables quienes firmaban el documento con un bolígrafo.

El objetivo de la multinacional no es reducir los accidentes, sino dejarlos en cero, y la app Petra es un aliado perfecto para alcanzar dicho objetivo.

El sistema SHE-Q tenía una serie de inconvenientes que hacen de Petra un sistema superior. El viejo modelo de "autorizaciones para trabajos peligrosos" analógico consistía en una hoja que a veces era harto resumida e incluso en ocasiones no expresaba exactamente la tipología de actividades de riesgo que se llevan a cabo en Henkel Ibérica. Este formato era insuficiente en determinados trabajos de alto riesgo. Por otro lado las "autorizaciones para trabajos peligrosos" (que actualmente reciben el nombre más positivo de "Permisos para trabajos seguros") y su formato hacían que en cuantiosas ocasiones los trabajadores y responsables firmaran el documento sin atender demasiado, dado que la mayoría de los documentos de seguridad eran similares. Además de todo esto, el viejo sistema resultaba un coste innecesario tanto en lo ecológico como en lo monetario.

La aplicación de AppFeel se centra en las "autorizaciones para trabajos peligrosos", es decir en los formularios para aquellos trabajos que pueden generar accidentes de consecuencias graves. Toma el sistema de formularios en  papel usado hasta la fecha por Henkel para conviértelo en una app de fácil manejo y de paso mejora significativamente la prevención de riesgos laborales para la compañía, a la que se puede acceder desde cualquier navegador con acceso a internet. Así mismo facilita la comunicación entre los distintos niveles jerárquicos gracias a la comunicación electrónica e indirectamente protege aún más el trabajador de riesgos derivados de su trabajo ofreciendo un "Permiso de trabajo seguro" dinámico que hace que los empleados sean más conscientes de los riesgos que tienen sus tareas.

Dice el dicho que simplificar lo complicado es la forma más elevada de inteligencia. El nuevo formato de permiso de Henkel es mucho más completo que su antecesor. Ahora los implicados en una tarea de riesgo pasan de rellenar una única página a tener que rellenar una primera hoja donde se identifican los riesgos específicos del trabajo a realizar para luego cumplimentar otras hojas en las que se identifican las características de estos riesgos de forma individualizada. Eso supone que con el nuevo formulario se tienen que rellenar 2, 3 o 4 hojas diferentes. Lo interesante del tema es que firmar más no significa perder más tiempo, gracias a un modelo de app mucho más intuitiva y dinámica que los viejos formularios en formato papel.

AppFeel empezó hace un año aproximadamente la informatización de los “Permiso de trabajo seguro” para que fueran totalmente personalizados de acuerdo con las particularidades y necesidades específicas de la compañía. Durante 4 meses se estuvo creando la app y durante 2 meses se resolvieron las distintas incidencias surgidas de su puesta en marcha.

Tras esos meses, la firma informática alcanzó un producto con el que los "Permisos de trabajo seguro" son firmados por parte de todos los implicados en una tarea de riesgo determinada y en la que para poder firmar es tan sencillo como estar registrado en Petra. La app funciona mediante un sistema de alertas y gracias a ello, cuando cualquier trabajador de Henkel o colaborador externo es requerido para aprobar la realización de una tarea peligrosa, recibe un correo electrónico en su buzón de entrada. Hasta que la autorización no ha sido firmada por todos los implicados, no se puede cerrar la tarea y el trabajador no tiene autorización para realizado.

La vida de una gran empresa como Henkel se vuelve mucho más sencilla gracias a Petra. Con esta app, alguien acostumbrado a tener que firmar numerosas autorizaciones y a controlar que los trabajadores y cuadros intermedios las firmen, tiene la posibilidad de saber en cada momento, en tiempo real, en qué fase está "El Permiso de trabajo seguro". ¿Lo ha firmado todo el mundo? ¿El permiso ha caducado? ¿El permiso ha sido rechazado? Además Petra permite organizar los distintos permisos en función del área o centro desde el que han sido enviados.

Cabe añadir otro elemento interesante más en Petra. Henkel trabaja con empresas externas a su infraestructura y sus colaboradores no siempre disponen de ordenador en su lugar de trabajo. Es por este motivo que todos los formularios online de la app incorporan un código QR único. Con esto, los que no puedan firmar el documento de forma digital, podrán hacerlo manualmente, y al escanear el papel firmado, el documento quedará automáticamente anexado al permiso digital.

Con todo lo dicho no es extraño que Petra Henkel ya haya decidido exportar esta aplicación al resto de sus sedes dispersas por el globo. La app de AppFeel cambia su nombre para llamarse en el extranjero SAWOPE. Tampoco es nada extraño que la aplicación haya sido seleccionada como finalista de los Premios Atlante 2016 convocados por Foment del Treball en la modalidad "Elementos de Integración de la Prevención de Riesgos Laborales (PRL), y no sería de extrañar que en un futuro este modelo de gestión de los riesgos laborales fuera adoptado por otras empresas que también buscan la excelencia en la prevención de riesgos laborales.