Siete errores a evitar cuando se destruyen equipos informáticos

La necesidad de destruir los equipos informáticos de forma segura es cada vez mayor, principalmente debido al incremento de los continuos avances tecnológicos, que fuerzan la rápida sustitución de los antiguos dispositivos por nuevos, más modernos y respetuosos con el medio ambiente, así como por el incesante número de dispositivos electrónicos que almacenan datos (como tabletas y smartphones). A ello se unen las normativas, cada vez más estrictas, encaminadas a la protección de datos personales.

Al igual que con los datos, que una vez dejan de ser relevantes hay que reutilizarlos, reciclarlos o destruirlos, lo mismo hay que hacer con los equipos informáticos. Las ingentes cantidades de basura electrónica incluyen viejos ordenadores, hardware, impresoras, faxes, escáneres e incluso televisores y teléfonos móviles.  La Agencia de Protección Medioambiental de los EE.UU. estima que cada año se crean alrededor de 41 millones de toneladas de basura tecnológica, que podrían llegar fácilmente a los 50 millones. Estas cifras incluyen a unos 30 millones de ordenadores.

Iron Mountain Incorporated® (NYSE:IRM), líder mundial en custodia y gestión de la información, que ha empezado a ofrecer en España su servicio de destrucción segura de equipos informáticos SITAD (Secure IT Asset Disposition), alerta sobre los 7 principales errores en que incurren las empresas al enfrentarse a este reto, da igual si se trata de deshacerse de un equipo o de miles de dispositivos. 

No saber dónde van a parar los equipos. Muchos proveedores ofrecen la recogida y la destrucción (o reciclaje) de equipos informáticos. Pero hay casos de dispositivos que terminan en países del tercer mundo, con regulaciones laxas, en procesos de reciclaje llevados a cabo por mano de obra infantil o de reclusos. ¿Cómo evitar un escenario semejante? Una solución es asegurarse de que el proveedor del servicio esté certificado por programas internacionales para el reciclado responsable, como el reconocido e-Stewards. 

No seguir las reglas seguras de destrucción. Algunas empresas creen que el simple borrado o la reescritura sobre los datos existentes ya es suficiente para evitar que los datos caigan en manos equivocadas. Otras que basta con el hábito de extraer los discos duros de los equipos antes de entregarlos a terceros. Las empresas que quieren asegurarse de que sus discos quedan libres de datos sensibles tienen que garantizar la destrucción de los datos. Esto supone el borrado cuadriplicado de cada sector del disco. Los servicios de destrucción segura deberían seguir este sistema y tener en cuenta que los datos sensibles de una empresa no solo están en los discos duros, sino también en faxes, copiadoras y teléfonos de empresa.

Desmantelamiento. La mayoría de las empresas no tienen suficientes recursos o experiencia para llevar a cabo ellas mismas la destrucción segura de sus equipos. Esto es especialmente patente en el caso del reciclaje complejo de las partes electrónicas como son los circuitos impresos. Tales métodos incluyen el aislamiento y la destrucción segura de los componentes tóxicos de los circuitos impresos, así como métodos para extraer y reutilizar las altas concentraciones de metales pesados como el cobre, la plata, el oro y el paladio.

No monitorizar los equipos. Si una empresa externaliza la destrucción de sus equipos informáticos es muy importante inventariar cada dispositivo y recibir informes de su destrucción o reciclado final. Para minimizar que la empresa se exponga a riesgos hay que controlar cuántos dispositivos salen de sus instalaciones y cuántos se destruyen, se reutilizan o se reciclan.

Precipitarse en la retirada de equipos. Muchos equipos informáticos, incluso aquellos que ya no funcionan bien, pueden seguir teniendo un buen valor de mercado que se puede recuperar si se renuevan y se revenden. Las partes sobrantes se pueden reciclar. La organización DoSomething.org afirma que “un gran número de equipos etiquetados como basura electrónica no lo son en realidad, sino que pueden ser comercializados de nuevo, por entero o por partes, para su reutilización y para el reciclaje de los materiales de los que están hechos”.

No sacar todo el provecho de todos los equipos Informáticos.  No solo hablamos de lo productivo que puede ser un ordenador. Los programas inteligentes de destrucción segura de equipos de TI pueden conseguir que las empresas ahorren costes y consigan beneficios tributarios a través de la depreciación y amortización de sus viejos activos informáticos. También pueden garantizar que sus equipos se retiren del mercado de forma segura para minimizar multas. Los proveedores externos pueden diseñar planes encaminados a un mayor ahorro.

Ignorar si se está cumpliendo con la normativa vigente. La legislación contempla desde la basura electrónica hasta el borrado de datos y la protección de datos relativos a las personas. Si el sector en el que opera la empresa está sujeto a una legislación estricta, los requisitos para la destrucción segura de equipos pueden ser aún mayores.

El servicio SITAD de Iron Mountain incluye la recogida y el transporte de los equipos en vehículos seguros por parte de personal cualificado, el escaneado y el seguimiento, garantizando que no se rompe la cadena de custodia en ningún momento, la eliminación certificada de datos confidenciales de la empresa – borrado de datos (discos duros) y desmagnetización (discos duros y cintas) - certificados de destrucción (incineración limpia o trituración) o reventa y/o reciclaje de los equipos. SITAD puede destruir soportes de almacenamiento (cartuchos, cintas, CD, DVD, memorias USB, tarjetas SD, microfilms, microfichas, fotografías, insignias, radiografías y tarjetas bancarias), reciclar periféricos y reciclar y revender equipos informáticos (ordenadores, servidores, tabletas, etc.), equipos de oficina (fotocopiadoras, escáneres, etc.), equipos audiovisuales y otros como cámaras, GPS, etc. El servicio puede contratarse de forma recurrente o puntualmente.

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