4 pasos para preparar la implantación de un ERP en un negocio

Antes de instalar cualquier software o impartir sesiones de formación, hay varias medidas fundamentales que debería tomar a fin de preparar a su empresa para un replanteo sistémico de los procesos operativos clave. Mediante la detección preventiva de inconvenientes comunes, las empresas pueden evitar errores obvios y lograr un proceso de implementación más fluido. Siguiendo estos cuatro pasos, logrará una implementación de ERP exitosa:

1. Tómese el tiempo para planificar

Abraham Lincoln dijo una vez: «Dame seis horas para cortar un árbol y pasaré las primeras cuatro afilando el hacha».

Este es el enfoque que una empresa debe adoptar al planificar la implementación de un sistema de ERP. La mayoría de las organizaciones tratan de avanzar por el proceso de planificación lo más rápido posible por temor a dedicar más tiempo a la teoría que a la práctica. La verdad es que una o dos semanas más de planificación podrían marcar la diferencia entre un proceso fluido y un proceso obstaculizado por errores evitables. Una buena regla general es asignar una semana de planificación por cada mes de tiempo estimado para la implementación.

2. Establezca las responsabilidades internas del proyecto

El sistema de ERP afectará en todas las áreas funcionales de la empresa, y eso significa que todos, desde la cúpula directiva y las mandos intermedios hasta los empleados permanentes deben participar en la implementación. Por eso, lo primero que una empresa puede hacer para prepararse es establecer un equipo interno con la influencia y la autoridad necesarias para lograr que el resto de la compañía participe y se comprometa con el proyecto.

Lo ideal sería que la empresa designara un equipo de proyecto integrado por los siguientes miembros:

• Patrocinador. Como miembro de la cúpula directiva, el patrocinador es el «lider» interno del proyecto. El patrocinador debe brindar orientación de alto nivel al resto del equipo para garantizar que el sistema de ERP permita lograr los objetivos de negocio una vez implementado. A veces desempeña también el papel de jefe de proyecto.

• Jefe de proyecto. Las funciones principales del jefe de proyecto son gestionar, planificar, controlar y coordinar el proyecto desde el punto de vista de la empresa, y su único objetivo es garantizar que el proyecto se termine a tiempo y dentro del presupuesto. Este puesto lo debe ocupar un directivo de alto mando o un mando intermedio que tenga experiencia en distintas áreas funcionales. Otras de las tareas propias de esta función son programar y planificar reuniones, desarrollar al personal del equipo de proyecto, realizar reuniones, identificar problemas y realizar un seguimiento del progreso del proyecto.

• Responsable de TI. El responsable de TI interno coordinará todas las actividades relacionadas con la tecnología informática entre la empresa y el proveedor de ERP, así como todas las actividades realizadas por el personal de terceros. Entre las tareas cotidianas del responsable de TI se encuentran el desarrollo de planes, el apoyo a las actividades del equipo y la adquisición de recursos.

• Equipo de usuarios. El equipo de usuarios completa el resto del personal encargado de la implementación, y estará formado por usuarios que tengan una combinación de autoridad, conocimiento de la empresa y temperamento. El equipo también debe incluir a personas de todas las áreas funcionales que se verán afectadas por el sistema de ERP, tales como producción, ventas, finanzas, ingeniería, etc. El equipo de usuarios trabajará con el proveedor para buscar la mejor manera de utilizar el software en beneficio de los objetivos de negocio, y deberá proporcionar documentación específica de cada tarea para los flujos de procesos empresariales en el nuevo sistema.

Una empresa debe saber exactamente cómo se va a medir el éxito al implementar un sistema de ERP.

3. Establezca objetivos medibles para valorar el éxito

Las empresas implementan soluciones de ERP para perfeccionar los procesos clave y mejorar los indicadores clave de desempeño (KPIs) , como una mayor eficiencia, menores costes, etc. Pero si los indicadores no se definen al inicio del proyecto, será imposible saber si la implementación realmente logró los objetivos deseados.

Todas las partes interesadas deben saber exactamente cuáles son las expectativas para el proyecto y utilizarlas como guía durante el proceso para asegurarse de que todo se está llevando a cabo con el estado final óptimo en mente. Al finalizar el proyecto, los líderes de la empresa podrán utilizar esas métricas para valorar el rendimiento de la inversión y determinar si el nuevo sistema fue un éxito.

4. Tenga en cuenta que la implementación de ERP es un tema central para la empresa

La implementación de un sistema de ERP consiste en una colaboración entre la empresa y el proveedor, pero solo porque haya contratado a un socio de confianza no significa que la empresa pueda desentenderse por completo de la iniciativa. La implementación de un sistema de ERP no implica únicamente la instalación de software nuevo. Se trata de un replanteo completo de los procesos operativos básicos de cada área funcional.

Es preciso dedicar suficientes recursos humanos exclusivamente para la implementación diaria del nuevo sistema. Si los empleados no pueden comprometerse con el nuevo sistema porque están dedicados por completo a otras funciones, el proyecto puede demorar mucho más tiempo que el planificado. Además, los trabajadores que hacen demasiadas cosas a la vez son más propensos a los errores, y estos deberán resolverse más adelante. Por lo tanto, las empresas deben evitar la implementación de otros proyectos importantes hasta que el nuevo sistema esté funcionando por completo. Si ya hay un gran proyecto en curso, lo mejor es esperar hasta finalizarlo para comenzar a implementar un sistema de ERP.

Planificar la implementación de un sistema de ERP no solo implica elegir un proveedor y dejarle hacer todo el trabajo. Con un proceso de planificación exhaustivo, las empresas pueden reducir el riesgo, evitar los errores comunes y aprovechar todos los beneficios financieros y operativos que puede ofrecer el sistema.

Leonard Glab Frontera

Responsable de Marketing, ABAS Ibérica