El documento electrónico en las organizaciones, ya toca

Estamos en pleno siglo XXI, pero hay cosas que aún no han cambiado. Nuestras comunicaciones son ya muy distintas a las del siglo XX, el teléfono móvil y su consumo ha ido sustituyendo al fijo en muchos lugares. Y dentro de este móvil, los datos superan ya de forma absoluta a las llamadas. La Televisión ya no es el dispositivo más visto en una familia, esta está siendo superado por las Tablets o incluso los mismos móviles. Todo está cambiando. ¿Todo?, pues no, hay cosas que continúan como antes: las organizaciones mayoritariamente están aún basadas en el documento papel. Cuando visitamos empresas, administraciones, autónomos o profesionales, estos continúan gestionando administrativamente papel y es este el que les da garantías jurídicas de la mayoría de sus actos.

¿Y por qué está pasando? Pues porqué el cambio cultural de la sociedad, cuando en un proceso intervienen más de un ámbito de actuación, es mucho más lento de cambiar. Y este es el caso del documento papel. El cambio del documento papel al electrónico requiere cambiar más de un ámbito o disciplina: la tecnológica, evidentemente, pero también la legal, la de gestión documental y archivo, la de seguridad y la organizativa.

Esta complejidad hace que lo que hace ya muchos años llamábamos organizaciones con cero papel, aún en muchos casos sea una quimera.

¿Y continuará así mucho tiempo? Pues creemos que no, por varios motivos: primero, las leyes están cambiando y no solo ahora permiten el documento electrónico con validez jurídica (muchas veces a través de la firma electrónica, pero ya no siempre), sino que lo obligan, y esta parece ser la palabra mágica. Tenemos dos casos claves en este ámbito: la factura electrónica ya obligatoria para empresas que son proveedoras de las administraciones públicas y ahora sobre todo la entrada en vigor de la Ley 39/2015 de procedimiento administrativo común de las administraciones públicas por la cual, los expedientes administrativos deben ser ya completamente electrónicos y formados por documentos electrónicos con validez jurídica. Y, por otra parte, por la obligación de esta ley en referencia a que la relación de las empresas, profesionales colegiados, trabajadores públicos y otros será siempre electrónica y por lo tanto a través de documentos electrónicos.

Tenemos como segundo elemento importante, el hecho de que las tecnologías de gestión del documento y expediente electrónico son cada vez más maduras y hoy en días ya es posible generar un documento electrónico directamente, sin pasar por el papel, firmarlo y darle garantía jurídica o incluso digitalizar de forma segura documentos papel y generar copias con valor jurídico, los cuales se pueden incorporar a gestores documentales que permiten la gestión de todo el ciclo de vida de estos expedientes electrónicos.

Tenemos pues dos de los ámbitos bastante maduros o muy maduros, para que la gestión del documento en las organizaciones sea ya electrónica: jurídico y tecnológico. A su vez con la firma electrónica y/o la gestión de evidencias electrónicas (blockchain es un ejemplo de ellas) también se cubre el aspecto de la seguridad. ¿Qué nos queda para conseguirlo?

Nos queda por una parte que la gestión documental contemple la gestión del documento electrónico y no solo el papel.  Esto ya esta también siendo una realidad, puesto que, por una parte, los responsables de gestión documental y archivo están cada vez más preparados para la gestión del documento electrónico, ejemplo son ya el gran número de profesionales de este ámbito que se han formado en los masters y postgrados de ESAGED de la UAB. Y por otra la existencia de herramientas que permiten la preservación del documento y expediente electrónico a lo largo del tiempo. Por lo tanto, tenemos ya cuatro de cinco.

Queda pues la última parte, la organizativa y de gestión del cambio. Y esta siempre es la más complicada, puesto que implica capital humano en grandes cantidades. Aquí, a partir de nuestra experiencia en ayudar a las organizaciones a pasar del papel al documento electrónico con validez jurídica recomendamos hacer las siguientes tareas:

1. Hacer un análisis de situación actual de la gestión documental (papel y electrónico) e identificar puntos fuertes y débiles de la organización frente al reto del cambio.
2. Definir el modelo de gestión del documento y expediente electrónico objetivo: vamos a tener un único repositorio o varios, como firmaremos digitalmente los documentos, como pasaremos de papel a electrónico y de electrónico a papel, como preservaremos los documentos electrónicos, etc. Muchas veces es importante definir el modelo con especialistas pluridisciplinares para garantizar que no se dejan cabos sueltos.
3. Elaborar un plan de transición desde el documento papel o híbrido (papel más electrónico) a una organización basada en el documento y expediente electrónico. Normalmente esto implica actuaciones tecnológicas, pero también jurídicas, de gestión documental (disponer de un cuadro de clasificación, un vocabulario de metadatos, unas tipologías documentales, etc.), de seguridad de la información: firma electrónica, evidencias electrónicas, etc.
4. Planificar una gestión del cambio de forma global en la organización: la gente debe conocer el proyecto, las herramientas, las fases, los instrumentos archivísticos, etc.

Si hacemos todo esto, que no es poco, la transición hacia el documento electrónico será una realidad en la organización y esta podrá beneficiarse de las ventajas del uso de este documento electrónico: más seguridad, más control, menos costes, más eficiencia en la gestión corporativa, más transparencia, más automatización de procesos de gestión, etc.

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