EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO Y SU VALIDEZ A LO LARGO DEL TIEMPO

El documento electrónico empieza a ser una de las grandes oportunidades para la mejora, no ya de la eficiencia, sino de la eficacia empresarial y de las administraciones. Esta gran oportunidad lleva pero asociada grandes incógnitas alrededor de este.

Llevamos muchos años trabajando con documentos electrónicos, tantos como la existencia de las tecnologías de la información y de las comunicaciones (TIC). Hasta hoy hemos entendido como documento electrónico, cualquier información almacenada en algún soporte informático y que tiene un contenido informativo. Por lo tanto es un documento electrónico un documento de texto, una hoja de cálculo, una imagen digitalizada, un fichero de sonido, un video digitalizado o un registro o conjuntos de registros dentro de una base de datos.

¿Que podemos decir hasta hoy del documento electrónico? Pues podemos hablar que desde sus inicios han crecido en número de una forma exponencial, mucho más que el documento en papel: hace algunos años, a nivel de empresas pequeñas y en algunos casos medianas se hablaba de almacenamientos de Kilobytes, hace no mucho ya se hablaba de Megabytes, hace menos de Gigabytes y ahora ya se habla de Terabytes. Es decir, en menos de 20 años se han multiplicado por 1000.000.000. Esto no se ha producido en ningún otro soporte y aunque las tecnologías lo soportan su gestión no es trivial.

A su vez, han crecido de una forma muy importante los formatos, algunos de los cuales casi han desaparecido: formatos de procesadores de texto: Wordstar, WordPerfect, Word, etc. formatos de hojas de cálculo: Excel, Lotus, etc. formatos de imágenes, jpeg, tiff, gif, etc. formatos de presentaciones, de videos, de sonidos, etc. es decir no solo ha crecido el número de documentos sino que también lo han hecho los formatos.

Y los soportes, discos duros, diskettes de 8 pulgadas, de 5’25 pulgadas, de 3’5 pulgadas, algunos ya desaparecidos y otros en vías de desaparición, memorias USB, CDRom, DVD, almacenamiento en red, etc. Aquí también la complejidad ha crecido de una forma muy importante.

Todo esto si lo comparamos con el papel: formato único, soporte único y con un gran conocimiento de su preservación a lo largo del tiempo, vemos que hoy nos encontramos ante un gran reto: la preservación de estos documentos electrónicos a la largo del tiempo.

Pero hasta hoy esto tampoco ha sido un gran problema, puesto que estos documentos no eran nada más que, en el mejor de los casos, copias de los documentos originales, en papel, que sí tenían un valor jurídico, y que sí era preciso guardar durante los períodos de tiempo establecidos por ley: contratos, facturas, convenios, ofertas, pedidos, documentos oficiales, recetas, historias clínicas, solicitudes, instancias, etc.

Las TIC nos han permitido gestionar los procesos de negocio de una forma mucho más eficiente, generando grandes cantidades de documentos electrónicos, muchos de los cuales no era necesario, jurídicamente hablando, guardaros a lo largo del tiempo.

Aún así, es cierto que cada vez más empresas tienen problemas y están dedicando dinero a intentar recuperar información, que para ellos es importante, la cual la tienen en formatos obsoletos o en soportes que ya no son actuales.

Pero hoy en día estamos empezando a vivir un nuevo paradigma del documento electrónico: el documento electrónico con validez jurídica, el cual genera unos derechos y unas obligaciones entre partes. La aparición de la Ley de firma electrónica, tanto el Real Decreto-Ley 14/1999, de 17 de septiembre de 1999, como la LEY 59/2003, de 19 de diciembre de 2003 abre la posibilidad de que se puedan generar documentos electrónicos con la misma validez jurídica que el documento en papel.

Si a todo lo que hemos comentado, le añadimos la complejidad de la firma electrónica, sus formatos, sus algoritmos, etc., del sello de tiempo aplicado al documento electrónico y debemos garantizar, esta vez si, su preservación en el tiempo, no nos encontramos ante un escenario sencillo.

Esta complejidad asociada al documento electrónico, sumada a la complicación de la  preservación de las garantías jurídicas en este,  ha hecho que aunque llevamos más de 13 años con la posibilidad de creación de documentos electrónicos con validez jurídica, hasta hoy estos aún sean pocos, no solo comparados con el total de documentos electrónicos sino comparados con los documentos en papel.

Pero hay dos leyes que están haciendo cambiar este escenario, por una parte la Ley de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, aprobada el 2007, la cual reconoce el derecho al ciudadano de relacionarse telemáticamente con las AAPP, y por otra la Ley de Impulso de la Sociedad de la Información, también del 2007, que a su vez reconoce el derecho de los clientes, de un conjunto muy amplio de empresas, a relacionarse con estas a través de Internet.

Esta relación se establece entre las partes por medios telemáticos y genera un conjunto de documentos electrónicos que reconocen derechos y obligaciones entre ellas, es decir documentos electrónicos con validez jurídica, los cuales deberán preservarse mientras estos derechos y obligaciones tengan vigencia.

En definitiva, estamos a las puertas de ver un crecimiento exponencial de estos documentos electrónicos, con firma electrónica, con sellos de tiempo y con unos formatos varios y almacenados en soportes distintos.

CONCLUSIÓN

Durante los próximos años veremos un alto crecimiento del número de documentos electrónicos con validez jurídica, los cuales deberán guardarse de forma segura, garantizando su integridad y su validez a lo largo del tiempo que deban conservarse, a la vez que deberemos tomar las medidas necesarias para poder asegurar que en el momento en que sea necesario recuperarlo, lo podamos hacer.

De todo esto hoy en día aún hay poca conciencia, no solo a nivel de las entidades que van a generar estos documentos electrónicos y que deberán preservar, sino tampoco a nivel de los ciudadanos que empezarán a tener un conjunto de documentos en este soporte y que su impresión no va a ser la forma de preservación, puesto que con ella la copia obtenida no tiene validez jurídica.