Si bien “la NUBE” existe y se utiliza desde fines del siglo XX, recién en la segunda década del nuevo siglo gran parte de las empresas (medianas y grandes) comenzaron a volcar sus aplicaciones de HR en la nube (Cloud, su denominación en Inglés) como parte de una nueva transformación digital que vivimos. Pero… ¿todas las organizaciones están preparadas?... ¿Conocen los pormenores del proceso de mutación?... ¿Qué proveedor elegir como socio estratégico para semejante desafío?... Para ello es necesario realizar una evaluación de las necesidades propias, descubrir qué ventajas se pueden obtener a partir del nuevo servicio y analizar los posibles inconvenientes que pudieran surgir en el proceso, de modo de mitigar cualquier riesgo.
Estos cambios vertiginosos que vivimos en la nueva era digital, pueden impactarnos de forma directa o indirecta en el negocio, por eso las compañías comprenden este desafío, para el cual es indispensable contar con un software integral de recursos humanos cloud, que contribuya a la gestión y acompañe la nueva ‘’revolución’’.
Debemos entender que no estamos solamente ante un cambio tecnológico, sino también ante un cambio cultural y de forma de trabajo. Afecta de manera directa a la cultura organizacional. Y el cambio principal radica en romper el paradigma de pensar que la ‘’información confidencial’’ (sueldos, datos del colaborador, etc.) tiene que estar dentro de la organización para no perder el control. Y la antigua percepción de este concepto (información adentro=control) como una amenaza más que como la oportunidad de poder hacer foco en los objetivos de IT y tener más alternativas de reasignación de recursos donde el negocio lo requiera.
Por otro lado, existe la percepción de que, una vez subida a la nube, la información podría estar en riesgo o el temor que se desconoce dónde está almacenada, o bien que entidades legales/estatales pueden tener acceso a ella, entre otras desconfianzas. Para ello, es fundamental contar con un proveedor que responda positivamente todas esas inquietudes, garantizando la capacidad y confiabilidad para alojar los datos. Elegir un proveedor de HR Cloud no es tarea fácil. Hay muchos en el mercado pero pocos que aplican a las necesidades actuales y –especialmente- futuras de una organización, permitiendo un crecimiento sostenido, integral y escalonado. Para ello, hay que analizar los siguientes factores:
- Confianza. Esto es un punto fundamental. El proveedor de HR Cloud es un socio estratégico, debe presentar respuestas rápidas y saber lo que necesitamos. Tiene que conocer a la compañía, su visión y sus principios. Debe saber cuáles son los factores que motivan su accionar y su solidez/respaldo en el mercado; contactar clientes que estén en situaciones parecidas y conocer sus experiencias; conocer los proveedores con los que trabaja. Habrá que averiguar sobre su nivel de experiencia en la nube y plan de capacitación interna; detalle de nivel de servicios acordados (SLA), copia de seguridad. El proveedor debe comprender el negocio y las mejores prácticas del rubro de su cliente para acompañarlo. Si se encuentran respuestas positivas a cada pregunta, está claro que se trata de un gran candidato para trabajar con la organización.
- Seguridad: Para operar en la nube, hay que tener en cuenta los mismos estándares de seguridad que se aplican a los centros de datos o a las aplicaciones in-house, y más cuando se trata de un proveedor especialista en la materia, porque seguridad y agilidad es una cuestión de dinero. Un buen proveedor de soluciones cloud siempre está invirtiendo en ello para brindar a sus clientes los mayores y más actualizados estándares de seguridad; incluso, probablemente en ellos se encuentre mayor seguridad de lo que la compañía pueda tener internamente. No hay que dejar nada al azar; hay que asegurarse y cubrir todos los aspectos. Uno de los principales frenos de las empresas a la hora migrar a un sistema de Recursos Humanos cloud, es la falta de claridad en las medidas de seguridad que proporcionan los prestadores de servicios y cómo el cliente podrá Cumplir con la responsabilidad legal en relación a la protección de datos según el país donde se encuentre la información. Por tal motivo, es necesario conocer las políticas de seguridad del proveedor y exigir las certificaciones correspondientes, contar con contratos de confidencialidad, auditorias de cambios, plan de contingencia, requerir disponibilidad de la herramienta según tiempos y necesidades del negocio, procesos de seguridad documentados y auditados anualmente, etc.
- Planificación financiera: El costo es una variable importante en la elección de un proveedor. Las empresas que contratan una solución cloud de RR.HH. deben comprender que cambió completamente la modalidad de contratación clásica: ya no se compran proyectos y licencias de software por única vez (más allá del mantenimiento y actualizaciones de versión), actualmente se contrata un servicio de pago mensual por uso (por cantidad de colaboradores activos, módulos de la solución a utilizar, usuarios, etc.). Y si bien una de las principales motivaciones de migrar a la nube es el ahorro de costos, se debe hacer una planificación financiera y económica para obtener un completo análisis ROI (On-Premise Vs. Cloud). Hay que estudiar y contemplar todos los costos ocultos que se ahorran al estar en la nube, desde energía y enfriamiento, ahorro en hardware y licencias de Microsoft / SQL, hasta las horas-hombre de mantenimiento (instalación de parches, limpieza de base de datos, configurar tareas programadas, etc.)
- Proyecto: Unos de los procesos ineludibles en esta transformación, es la migración. Para se debe constituir un equipo de trabajo mixto, entre el proveedor y la empresa, que es una de las claves del éxito para llevar a cabo la implementación de una solución cloud. La participación activa del cliente a lo largo del Proyecto, como conocedores de la situación actual y de las particularidades del Negocio, es fundamental a la hora de transmitir las necesidades presentes y futuras. Se debe definir claramente una estrategia conjunta que asegure una implementación del software apropiada y ágil. Esto requiere de acuerdos claros, donde las responsabilidades estén precisamente definidas. Para una migración efectiva se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos: proceso riguroso de planificación, análisis, diseño, interfaces, construcción, pruebas de calidad (paralelos en caso de los módulos duros), importaciones masivas de datos, migración técnica y desarrollos.
- Beneficios: El hecho de contratar un líder de soluciones cloud para la gestión y organización de RR.HH. nos permite estar en manos de empresas con profesionales cualificados, con importantes presupuestos y grandes infraestructuras, lo que permite crear herramientas más poderosas y con mayor flexibilidad. De este modo, la empresa contará con ventajas respecto de cualquier desarrollo individual, lo que significa mayor adaptabilidad, agilidad y más seguridad. Son más confiables y presentan menos errores a causa de su uso masivo. Brindan actualización continua, permitiendo estar siempre en la última versión con todas las mejoras y cambios legales. Se evitan costos y tiempo de migraciones. Se perciben rápidamente mejoras en experiencia de usuario, reducción de costos de hardware, reducción de riesgos tecnológicos, incrementos en productividad. Asimismo, redunda en una reducción de impacto en el medio ambiente.
- Riesgos: Se destacó lo importante de contar con un buen plan de migración con sus responsables. Por otro lado, hay que tener en claro que las interrupciones son una posibilidad en este tipo de servicios, tanto por cortes programados por tareas de mantenimiento (10 o 15 horas al año) como por otros factores (variables no controlables) como desastres naturales, interrupciones de energía o el error humano, que suele ser generalmente el más probable. Por tal motivo, siempre se debe conocer la calificación de personal y sus procedimientos.
Actualmente hay muchas compañías que no consideran –no tienen en agenda- conversar estas conductas de transformación digital, sin contemplar que la sustentabilidad del negocio depende del desarrollo que hagan en ese sentido. No atender estos cambios puede hacer a una empresa menos competitiva, incurrir en costos innecesarios y, en definitiva, ir en contra del desarrollo empresarial que se plantea en este siglo XXI.
El área de RR.HH. es un jugador clave en ese proceso de transformación, en concordancia con su nuevo rol y su participación estratégica, un área cada vez más involucrada con las necesidades del mercado, que aporta información valiosa que influye de manera transcendental en definiciones macro-corporativas.
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