Actualizado el 19/11/2024
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¿Puede una empresa obligar a sus clientes a recibir factura en soporte digital?Escrito por Carles Basteiro-Bertolí el 02/10/2012 a las 21:02:104174
(Abogado de Nuevas Tecnologías y Derechos de Autor) A estas alturas del decenio del 2000 y con una variada normativa sobre el derecho de las nuevas tecnologías, todo el mundo, el que más o el que menos, ha oído hablar de la “factura electrónica” o la “e-factura”; pero desde su habilitación como documento con plenos efectos legales por el RD 1496/2003, y su posterior desarrollo por el Ministerio de Hacienda con la OEHA/962/2007, las estadísticas nacionales demuestran que su implantación apenas a tenido repercusión en la industria, y que ésta ha sido casi imperceptible entre los consumidores. No obstante, en ámbito europeo, las estadísticas también nos dicen que España, junto a los países nórdicos, es uno de los estados líderes en la implantación de la factura electrónica entre empresas privadas, con una penetración estimada de más del 12% en 2010, frente a la media europea del 7%.
Si los beneficios de la implementación de la factura electrónica en la actualidad son indiscutibles y bien conocidos, pero su uso es aún muy limitado, está claro que algo falla.
¿Cómo podemos contribuir a la imposición de la factura electrónica? ¿Podemos obligar a nuestro cliente a aceptar la factura electrónica?
Hay varias formas para ir implementando y hacer aceptar a nuestros clientes la recepción de facturas electrónicas. Una podría ser incorporar una cláusula en nuestros contratos, hojas de encargo o de pedido, con lo que obtendríamos una prueba expresa y ESCRITA del consentimiento en la aceptación de condiciones del servicio; otra forma sería la de utilizar una plataforma de facturación externa común, como pueden ser las propuestas por las entidades bancarias. Pero prescindiendo de cualquiera de las opciones que decidamos adoptar, e independientemente de los beneficios que queramos obtener por su implementación en el día a día de nuestra empresa, creo que una de las claves para implantar definitivamente la factura electrónica a nuestros clientes radica en lo dispuesto en el artículo 8 de la Orden EHA /962/2007 relativo a la conversión voluntaria de la factura electrónica por el destinatario a formato papel.
El destinatario de la factura electrónica tiene que conservar de forma ordenada las facturas y permitir el acceso completo y sin demora. Esto significa:
- Disponer del software que permita verificar la validez de esa firma.
- Almacenar los ficheros de las facturas, así como las firmas asociadas a cada una de ellas, caso de no venir en el mismo fichero.
- Permitir el acceso completo y sin demora. Tener algún mecanismo que permita poder consultar las facturas en línea de modo que se visualicen, se puedan buscar cualquiera de los datos de los libros de Registro de IVA, se puedan realizar copias o descargas en línea de las facturas y se puedan imprimir en papel cuando sea necesario.
Cuando el destinatario ha recibido una efactura, aunque lo recomendable es la conservación en el mismo formato electrónico de remisión, se le permite imprimirla o convertirla en papel, opción pensada sobre todo para aquellas micro-empresas que no disponen de infraestructura tecnológica suficiente, autónomos o empresarios de muy poco volumen operacional. Pero la impresión en papel debe cumplir unos requisitos técnicos que van más allá de la simple impresión a papel de los contenidos del documento. La conversión papel de la efactura incluye en su impresión dos o un único código generado por “PDF-417”, como marcas gráficas de autenticación (los códigos se incluirá el contenido íntegro de los datos de la factura y la firma electrónica del fichero).
Esta marca gráfica es conocida como la nube de puntos, que con un lector adecuado permite verificar el origen del documento y su integridad (autenticidad de origen). No obstante, en la actualidad, en la emisión de facturas electrónicas no es frecuente usarla, aunque encontramos excepciones como en algunas facturas de compañía aéreas o de telecomunicaciones.
Así pues, teniendo en cuenta la posibilidad de incorporar este código o nube de puntos que da plena validez jurídica a la impresión papel de la efactura, ¿porqué no imponerlo como otra obligación del emisor de la factura electrónica, y no como un requisito técnico para la opción de conversión a papel por parte del destinatario?; de esta forma, podríamos imponer el formato de efactura a todos los clientes, independientemente de que hayamos obtenido su consentimiento expreso, y dejando el tipo de conservación de la factura como una cuestión meramente interna de los clientes. Por tanto, podemos llegar a la conclusión que con el actual régimen legal sería posible obligar a nuestros clientes a recibir las facturas en formato electrónico, enviándoles informáticamente un documento firmado en DPF legible junto con el gráfico de nube de puntos en formato Macro PDF417, siempre que la factura fuese con la firma electrónica reconocida incrustada, que asegura la integridad y autenticidad de todo el conjunto; si los clientes quieren conservar y gestionar la factura electrónica en el mismo formato de remisión podrán hacerlo con el documento que le enviemos, al igual que si deciden prescindir del formato digital y proceder a su impresión y conservación en papel.
Carles Basteiro-Bertolí
Advocat i Auditor Noves Tecnologies i Drets Autor
Lawyer & Auditor New Technologies & Intellectual Rights
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