Sobre gestión del conocimiento se ha hablado mucho; pero, sobre todo, se puede ya hablar de proyectos con resultados.
Qué quiere decir gestionar el conocimiento? Entre las múltiples definiciones, posiblemente una de las más acertadas es la de Skryme: “La gestión del conocimiento es la gestión explicita y sistemática del conocimiento vital y está asociado con el proceso de creación, organización, difusión, uso, y explotación”. Es decir:
- Conocimiento vital: asociado a los procesos clave de la empresa.
Gestión explícita: este conocimiento tiene que quedar “explicitado” en documentos, reuniones, etc.
- Gestión sistemática: debe haber un procedimiento que asegure que el conocimiento vital queda explicitado sistemáticamente.
Skyrme hace también referencia al ciclo de creación -> captación->organización -> difusión -> uso -> explotación ->nueva creación, etc.
¿Para qué le puede ser útil a una empresa?
Nuestra experiencia nos indica que una correcta gestión de conocimiento es un aspecto clave de competitividad.
Nos movemos en un entorno en el que la información y documentación crecen de forma exponencial. Tanto la externa como la que se genera en la propia empresa.
En concreto, informes recientes indican que este año 2011 el “universo digital” será diez veces superior al de 2006 y que más de la mitad no tendrá un almacenamiento permanente.
A medida que los repositorios crecen, es cada vez más acuciante poder recuperar con rapidez los pertinentes. Las empresas necesitan recuperar y reutilizar informes o conocimiento corporativo -documentos, presentaciones, imágenes, instrucciones de trabajo, partes de incidencias, contratos, etc.- para responder a requerimientos legales o para mejorar la eficiencia interna.
¿Cuándo podemos hablar de información y cuando de conocimiento? Hablamos de conocimiento cuando la información se traduce en base para la actuación o para la toma de decisiones, en acción. Y es indispensable una correcta gestión de la información para poderla traducir en conocimiento
Para el máximo aprovechamiento del conocimiento corporativo se trata de actuar
de manera que se consigan dos objetivos. El primero es el acceso intensivo, por parte de los miembros de la organización, a la información que ésta genera y al conocimiento que cada trabajador tiene de su propio trabajo, de su relación con clientes y proveedores en todo aquello que pueda ser útil al resto. El segundo es hacerlo con criterios, cauces e instrumentos que aseguren, además de la actualización regular, un proceso de aprendizaje y mejora constante por el colectivo.
Con una correcta gestión del conocimiento obtenemos una mejora en:
- La productividad. Por ejemplo:
o Reducción en el espacio físico necesario para archivar copias de documentos e informes, compartidos mediante la Intranet.
o Reducción del flujo envío de documentos, como resultado de aplicar criterios taxonómicos de ordenación de las carpetas en las redes locales.
- Mejora de procesos: resultado de compartir errores y sus soluciones, aprender de mejores prácticas, reutilizar proyectos, compartir conocimiento sobre los proveedores y clientes, etc.
- La eficiencia, resultado de una mayor agilidad para encontrar respuestas a las necesidades.
- La competitividad: más conocimiento sobre los proyectos, la competencia, el propio capital intelectual o activos intangibles.
- La satisfacción de los empleados, a partir de compartir objetivos, información y conocimiento.
Compartir el conocimiento en la empresa es necesario para su competitividad, pero, para garantizar el éxito, son necesarias tres premisas:
o la implicación de la dirección
o abordar el cambio cultural que ello conlleva
o centrarse en los procesos vitales de la empresa
Adela Alés-Moner
Doc 6. Consultores en recursos de la información
